A odontologia de hoje não é mais feita apenas de especializações, equipamentos de ponta e uma sala de espera bem decorada.
Por trás de uma agenda cheia, de pacientes comprometidos e de orçamentos fechados, existe um papel cada vez mais indispensável: o da CRC (Consultora de Relacionamento com o Cliente).
Mas afinal, o que faz uma CRC? Por que tantas clínicas ainda não estruturaram corretamente essa função? E principalmente: como contratar e preparar essa profissional para que ela seja sua melhor vendedora?
É exatamente isso que você vai descobrir neste artigo completo.
Vamos lá!
CRC Odontológica: o que é e sua importância
A CRC (Consultora de Relacionamento com o Cliente) é a profissional responsável por atender, qualificar, agendar e manter o relacionamento com pacientes em potencial ou ativos.
Ela cuida da jornada do paciente antes e depois da consulta:
✅ Quando ele demonstra interesse;
✅ Quando agenda e confirma;
✅ Quando falta;
✅ Quando diz que vai pensar;
✅ Quando já tratou, mas pode voltar para novos procedimentos.
Sem uma boa CRC, sua clínica até pode gerar leads com marketing, mas eles se perdem no meio do caminho.
Por que a CRC é fundamental na clínica odontológica?
Toda clínica com funil bem desenhado passa por esse fluxo:
➡️ O marketing atrai;
➡️ A CRC qualifica e converte;
➡️ O dentista executa e entrega o tratamento.
Sem a CRC, o lead vai do anúncio direto para a recepcionista, que já está sobrecarregada… Com isso, ele fica sem resposta por muito tempo, quando são respondidos, perdem o interesse.
E mesmo que agendem uma consulta de avaliação, provavelmente vão desaparecer, e sem o trabalho de follow-up da CRC, ele acaba se perdendo.
Diferenças entre CRC e secretária na Odontologia
A secretária é administrativa: agenda, atende telefone, organiza documentos.
A CRC é estratégica: ela encanta, vende e cria relacionamento.
Ela não é só "quem responde no WhatsApp".
Na verdade, a CRC é responsável por responder dúvidas do paciente e assumir o papel de direcionar esse paciente à marcação de uma consulta, até o seu comparecimento.
Em termos práticos, esses são os resultados após a contratação de uma boa CRC:
- Redução de faltas (de 20% a 35%);
- Aumento na taxa de fechamento;
- Aumento do ticket médio;
- Redução de desperdício de leads;
- Mais previsibilidade no faturamento.
Quando a CRC é bem treinada, os resultados aparecem mesmo sem aumentar o valor do tráfego.
Como contratar uma CRC?
Antes de mais nada, é importante avaliar se a pessoa interessada na oportunidade possui o perfil ideal de uma CRC profissional, que envolve:
- Boa comunicação (oral e escrita);
- Escuta ativa e empatia;
- Capacidade de conexão (rapport);
- Organização e agilidade;
- Afinidade com tecnologia e CRM.
Conhecer conceitos básicos sobre o dia a dia de uma clínica odontológica ou ter experiência com vendas, é importante, mas não obrigatório.
Passo a passo para contratar uma CRC:
1. Defina exatamente o que ela vai fazer
A sua CRC será responsável só pela captação de novos pacientes? Vai fazer reativar leads antigos, também?
Liste todas as funções para ter clareza do escopo e saber exatamente o que buscar.
2. Crie uma vaga que atraia o perfil certo
Esqueça anúncios genéricos como “contrata-se atendente”.
Use termos como “relacionamento com o paciente”, “vendas consultivas”, “encantamento” e destaque se houver comissão ou remuneração atrativa mediante resultados.
Isso já filtra quem realmente se identifica com a função.
3. Invista em um treinamento completo
Não adianta só ensinar sobre os tratamentos.
A CRC precisa entender toda a jornada do paciente, seguir scripts estratégicos e aplicar técnicas de encantamento no dia a dia.
O “Agendamento Extremo” é um treinamento oferecido pela Prospecta, que você pode conhecer clicando aqui.
5. Integre a CRC ao restante do time
Ela não pode atuar sozinha.
A CRC precisa estar 100% alinhada com a recepção, os dentistas, o setor financeiro e até o marketing.
É esse entrosamento que garante uma experiência fluida e de alto valor para o paciente.
Como medir o desempenho da sua CRC
Para saber se o trabalho da CRC está sendo de fato proveitoso para a clínica, vale a pena acompanhar esses números:
- Conversão de lead/agendamento;
- Taxa de comparecimento;
- Tempo médio de resposta;
- Fechamento de orçamentos;
- Follow-ups realizados;
- Reativação de pacientes.
Procure dar feedbacks semanais para saber como estão indo essas métricas.
Encantadora: a CRC treinada pela Prospecta Odonto
Na Prospecta, a função de CRC é exercida por profissionais altamente capacitadas: as Encantadoras.
Elas são um grande diferencial competitivo para clínicas odontológicas que desejam escalar sem perder a humanização no atendimento.
Confira por que é uma escolha inteligente optar por ter uma encantadora:
1️⃣ Treinamento especializado e contínuo
As Encantadoras recebem uma formação completa, com foco em odontologia, técnicas de agendamento, persuasão e atendimento consultivo.
Além disso, o ambiente da Prospecta proporciona uma troca de experiências e aprendizado contínuo com a liderança.
2️⃣ Remuneração variável
Nossas profissionais trabalham motivadas, pois além de proporcionar um ambiente de trabalho humanizado, temos um sistema de metas e bonificações que não afeta o caixa da clínica.
As Encantadoras são recompensadas por metas mensais de comparecimento e campanhas sazonais.
3️⃣ Conseguem focar 100% nos leads
Sem distrações operacionais, as Encantadoras têm foco exclusivo nos leads, garantindo um aproveitamento muito maior das oportunidades geradas.
4️⃣ Acompanhamento e feedbacks
Recebem acompanhamento semanal de supervisores, avaliações de “cliente oculto” e feedbacks constantes para manter a qualidade no mais alto nível.
5️⃣ Ferramentas de Automação e CRM
Utilizam o Prospecta CRM, com mensagens automáticas, lembretes e segmentações que facilitam o contato com o paciente e otimizam todo o processo.
Com a união entre tráfego pago o trabalho das nossas Encantadoras, conseguimos transformar leads em pacientes com consistência e previsibilidade.
Enquanto o tráfego gera demanda qualificada, a Encantadora assume o papel fundamental de nutrir o relacionamento, encantar no atendimento e garantir o agendamento com taxa de comparecimento alta.
E o resultado disso? São histórias reais de clínicas que, com esse suporte, viram sua agenda lotar — sem precisar correr atrás de paciente ou depender só de indicação.
Confira, abaixo, alguns feedbacks dos nossos clientes:
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Se você também quer ter uma Encantadora cuidando dos seus leads, entre em contato agora e descubra como funciona o nosso modelo completo de captação + atendimento.
Conclusão
Ao longo deste artigo, você viu como a contratação de uma boa CRC impacta diretamente nos resultados do negócio, desde o agendamento até o encantamento no pós-atendimento.
Na Prospecta, chamamos nossas CRCs de Encantadoras porque elas fazem muito mais do que atender ligações: elas criam conexões, geram confiança e ajudam a transformar o paciente em um verdadeiro promotor da sua marca.
Se você quer sentir esse impacto na prática, fale com a nossa equipe.
A Prospecta é especialista em implementar processos que geram valor — para o paciente e para o seu negócio.
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Até o próximo artigo.
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